How To Organize Files & Paperwork - Step-By-Step Project | The ...

こんにちは、デジタルレイバー代表の吉田です。


今回のブログは、いまだに多くの企業で残り続ける「紙ベース業務」から脱却し、実際に30％以上の工数削減を実現した事例をご紹介します。

FAXや注文書、請求書の手入力に追われ、「本来やるべき仕事に時間が割けない」「ミスが減らない」と感じていませんか？

本記事では、AI-OCRとRPAを組み合わせることで、紙業務をどのように自動化し、現場の負担を軽減できたのかを、製造業A社の具体的な事例を交えて分かりやすく解説します。

「紙文化をなくしたいが、何から始めればいいかわからない」

そんな方にこそ、ぜひ最後まで読んでいただきたい内容です。

 

1. 紙の限界：紙ベースの業務が企業にもたらす三大リスク

多くの企業、特に建設、医療、製造といった業界では、FAX、注文書、請求書など、いまだに紙ベースの業務プロセスが残っています。この「紙文化」は、以下の三大リスクを生じさせ、生産性を著しく低下させます。

  1. 時間コスト: 担当者による手入力や目視確認に時間がかかり、本来のコア業務を圧迫します。

  2. ヒューマンエラー: 入力ミスや転記ミスが避けられず、後の工程での修正コストが発生します。

  3. 検索性の低下: 必要な情報に素早くアクセスできず、データ活用が困難になります。

 

この問題を解決するのが、AI-OCR（人工知能文字認識）とRPAの組み合わせです。AI-OCRは、手書きや非定型フォーマットの文字を高精度でデータ化し、RPAはそのデータをシステムに流し込む自動連携を担います。

 

2. 事例の概要：30%工数削減を実現したソリューション

2-1. 導入企業の課題と目標

関東地方に拠点を置く中規模の製造業A社（従業員数50名）は、毎月数千枚の注文書と発注書を紙で受け取っていました。担当者3名が、これらの情報を基幹システムへ手入力する作業に、毎月合計100時間以上を費やしており、残業の主な原因となっていました。

目標は、この手入力工数を30%以上削減し、従業員を顧客対応などの付加価値の高い業務へシフトさせることでした。

2-2. デジタルレイバーが提供したソリューション

弊社は、以下の複合的なソリューションを設計しました。

  1. AI-OCR導入: ベンダー非依存で、A社の扱う非定型フォーマットの文字認識に特化したAI-OCRを選定。

  2. RPA連携: AI-OCRが出力したデータ（CSV）をRPAロボットが自動で読み込み、基幹システムへのログイン、データ項目への転記、入力後の確認作業までを一貫して自動化。

 

3. 導入後の成果と連携フロー解説（図解）

導入後、A社では以下の成果が得られました。

  • 工数削減: 導入後3ヶ月で、手入力工数を約35%削減（月間約35時間分の削減）に成功。

  • 品質向上: RPAによる機械的な転記により、ヒューマンエラーがほぼゼロに。

  • 心理的効果: 従業員が単調な作業から解放され、業務に対するモチベーションが向上。

 

連携フロー（AI-OCRとRPAの役割分担）

RPAとAI-OCRの連携は、以下のフローで動作します。

  1. 【紙 → データ化】 担当者が紙の書類をスキャンし、所定のフォルダへ格納。

  2. 【AI-OCR処理】 AI-OCRがスキャン画像から必要なデータを抽出、CSVファイルとして出力。

  3. 【RPA起動】 RPAロボットがCSVファイルの存在を検知し、自動で起動。

  4. 【システム転記】 RPAが基幹システムへログインし、CSVデータの内容を各フィールドに高速で転記。

  5. 【確認・完了】 処理結果を記録し、担当者に通知。

 

4. デジタルレイバーの強み：ワンストップ設計

AI-OCRとRPAは、それぞれ異なる専門性を持つツールです。片方だけを導入しても、データの後処理（転記）や前処理（スキャン）で結局人の手が必要になり、効果が半減します。

デジタルレイバー株式会社は、AIとRPAの両方を熟知した専門チームが、ヒアリングからツールの選定、そしてシステム間の連携フロー設計までをワンストップで担当します。これにより、お客様は複数のベンダーと交渉する手間がなく、確実に「紙文化」から脱却することができます。

 

5. まとめ：データ活用への第一歩

AI-OCRとRPAの組み合わせは、単なるコスト削減策ではなく、デジタルデータ活用社会への第一歩です。手作業から解放されたデータは、分析や戦略立案にすぐに活用可能となります。

貴社も紙による業務の停滞を感じていらっしゃるなら、この機会にぜひご相談ください。貴社の課題に合わせた最適なAI・RPA連携ソリューションをご提案いたします。